Software für Personalberater – die besten Lösungen für die Personalberatung im Vergleich

Wer nach Software für Personalberater sucht, landet bei Google schnell bei Systemen, die eigentlich für die Personalabteilung eines Unternehmens gedacht sind. Auf den ersten Blick klingt das oft passend. Spätestens in der Demo zeigt sich aber, ob die Software wirklich zu einer Personalberatung passt. Zum Beispiel dann, wenn Ihr wissen wollt, wie sich zwei parallel laufende Mandate im selben Zielmarkt sauber voneinander trennen lassen.

Eine Personalberatung funktioniert eben anders als eine klassische HR-Abteilung. Ihr sucht nicht für Euch selbst, sondern im Auftrag Eurer Mandanten. Die Direktansprache spielt eine zentrale Rolle. Und bei einem Retainer-Mandat wird das Honorar normalerweise in mehreren Stufen fällig: Die erste Rate wird bereits bei Auftragserteilung berechnet – unabhängig davon, wie die Suche am Ende ausgeht. Eine Software für die Personalberatung muss deshalb Aufgaben abbilden, für die ein gewöhnliches Bewerbermanagementsystem gar nicht ausgelegt ist: Off-Limits-Sperren verwalten, Longlist und Shortlist auseinanderhalten, Kandidatenexposés erstellen und Honorare entsprechend der vereinbarten Stufen abrechnen.

Die folgenden Systeme haben wir uns deshalb genauer angesehen. Ein vollständiges Verzeichnis für diesen Markt gibt es allerdings nicht. International sind unter anderem spezialisierte Search-Systeme wie FileFinder, Talentis, Ezekia oder Thrive TRM vertreten. Im deutschsprachigen Raum spielen sie bisher eine deutlich kleinere Rolle und wurden von uns daher nicht im Detail geprüft.

Software für Personalberater im Vergleich

Die Spalte „Wofür gebaut“ beschreibt, wie der jeweilige Hersteller sein System selbst positioniert.

Am Smartphone am besten im Querformat ansehen.

Personalberatung, Personalvermittlung, Headhunting: wer macht eigentlich was?

Personalberatung, Personalvermittlung und Headhunting werden in der Praxis nicht immer sauber voneinander getrennt. Selbst innerhalb der Branche werden die Begriffe teilweise unterschiedlich verwendet. Rechtlich geschützt ist weder die Bezeichnung „Personalberater“ noch „Headhunter“. Wer zusätzlich Arbeitnehmerüberlassung betreibt, braucht allerdings eine entsprechende Erlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.

Eine gute Einordnung liefert der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen. Er versteht unter Personalberatung die „professionelle Unterstützung von Unternehmen bei der Suche, Auswahl und Gewinnung von Fach- und Führungskräften“. Executive Search ist dabei ein zentraler Bestandteil. Das, was umgangssprachlich als Headhunting bezeichnet wird, ist also eher eine besondere Form beziehungsweise ein Teil der Personalberatung als deren Gegenstück.

Von der klassischen Personalvermittlung grenzt der BDU die Personalberatung ebenfalls ab. Dort geht es nicht nur um die Besetzung einer einzelnen offenen Stelle, sondern um eine langfristig ausgerichtete und strategische Begleitung des gesamten Prozesses der Personalgewinnung und -entwicklung. Der Fachverband versteht sich entsprechend als Plattform für Berater „aus dem Bereich Retained Executive Search“.

Für die Auswahl der passenden Software ist diese Unterscheidung vor allem deshalb wichtig, weil dahinter unterschiedliche Geschäftsmodelle stehen. Ein Retainer-Mandat kann sich über mehrere Monate ziehen und wird typischerweise in Stufen abgerechnet – etwa bei Auftragserteilung, bei Vorlage der Shortlist und bei Vertragsunterschrift. Bei einer erfolgsbasierten Vermittlung wird dagegen erst bei erfolgreicher Besetzung abgerechnet. Im ersten Fall braucht die Software deshalb eine vernünftige Mandatsverwaltung, eine Honorarberechnung auf Basis des Zieljahresgehalts und einen Talentpool, der auch dann gepflegt werden kann, wenn gerade kein konkreter Auftrag läuft.

Wo Software für Personalabteilungen in einer Beratung an Grenzen stößt

Ein Applicant Tracking System, kurz ATS, hat eine ziemlich klare Aufgabe: Eine Stelle wird ausgeschrieben, Bewerbungen gehen ein, Kandidaten durchlaufen einen Auswahlprozess und am Ende steht die Absage oder Einstellung. Für ein Unternehmen, das seine eigenen Stellen besetzt, ist das genau der richtige Ansatz.

Eine Personalberatung arbeitet dagegen auf der anderen Seite des Tisches. Sie sucht im Auftrag mehrerer Unternehmen und spricht Kandidaten häufig direkt an, die sich gar nicht aktiv beworben haben. Genau dieser Dienstleister kommt in der klassischen ATS-Logik nur bedingt vor. Deshalb stoßen viele Systeme, die in Übersichten der „besten Recruiting-Softwares“ auftauchen, bei den typischen Abläufen einer Personalberatung an ihre Grenzen.

Viele Mandanten in einem System

Ein Inhouse-ATS kennt im Grunde nur ein Unternehmen: das eigene. In einer Personalberatung laufen dagegen mehrere Mandate gleichzeitig, teilweise sogar im selben Markt und mit konkurrierenden Suchaufträgen. Die Software muss deshalb nicht nur Projekte verwalten, sondern Mandanten sauber voneinander trennen, Zugriffsrechte auf Projektebene ermöglichen und nachvollziehbar dokumentieren, welcher Berater welchen Kandidaten für welches Mandat bereits kontaktiert hat.

Das klingt zunächst nach einer technischen Detailfrage, ist im Alltag aber ziemlich entscheidend. Wenn ein Berater vor einer Ansprache schnell erkennen kann, was das Team zu einem Kandidaten und zu einem bestimmten Mandat bereits gemacht hat, lassen sich Doppelansprachen und unnötige Rückfragen vermeiden.

Meffert nennt hierfür individuelle Berechtigungen, Starhunter eine Rechtestruktur innerhalb der Kandidatendatenbank. Bullhorn und Meffert gehen noch einen Schritt weiter und bieten ein Kundenportal an, über das auch der Mandant einen eigenen Zugang zu seinen Aufträgen erhalten kann.

Off-Limits: welche Unternehmen gerade gesperrt sind

Off-Limits wird häufig mit einer Kandidatensperre verwechselt. Tatsächlich geht es in erster Linie um Unternehmen. Ist eine Firma Euer Mandant, dürft Ihr dort in der Regel keine Mitarbeiter für andere Mandate abwerben. Und diese Sperre endet normalerweise nicht automatisch mit dem Abschluss des Mandats. Je nach Vereinbarung können zwölf bis vierundzwanzig Monate oder auch längere Zeiträume gelten.

In vielen Fällen reicht die Sperre außerdem über das konkrete Unternehmen hinaus. Dann werden auch Tochtergesellschaften und andere Unternehmen innerhalb des Konzerns berücksichtigt. Hinzu kommen individuelle Vorgaben des Mandanten: bestimmte Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten, die bei der Suche grundsätzlich außen vor bleiben sollen.

Für die Software ergeben sich daraus zwei ziemlich konkrete Anforderungen. Erstens sollte eine Off-Limits-Sperre über die Unternehmensstruktur hinweg funktionieren und ein Ablaufdatum haben. Zweitens muss sie bereits greifen, wenn die Zielfirmen für ein Mandat recherchiert werden. Denn wenn erst beim ersten Telefonat auffällt, dass ein Unternehmen gesperrt ist, steckt die investierte Recherchearbeit bereits im Projekt.

Öffentlich ausgewiesen wird diese Funktion bei genau einem der zehn verglichenen Systeme. hunter nennt die Off-Limits-Verwaltung ausdrücklich und führt sie gemeinsam mit Wiedervorlagen und anstehenden Aufgaben im hunterREMINDER. Bei den anderen Anbietern findet sich dazu auf den Produktseiten keine entsprechende Aussage. In der Demo solltet Ihr deshalb konkret nachfragen – und vor allem klären, ob die Sperre auf Unternehmensebene oder lediglich beim einzelnen Kandidaten hinterlegt wird.

Longlist, Shortlist und das Exposé

Auch der eigentliche Suchprozess unterscheidet sich deutlich von einem klassischen Bewerbungsverfahren. In der Regel beginnt er mit dem Briefing und einem abgestimmten Anforderungsprofil. Danach folgt die Zielfirmenliste, die der Mandant gegebenenfalls freigibt. Erst dann geht es in die Longlist, die Direktansprache, den Longlist-Report und schließlich in die Shortlist. Präsentationen, Referenzen und die Begleitung bis zur Vertragsunterschrift schließen den Prozess ab.

Ein ATS kennt dagegen meist einen Bewerbereingang und Statusstufen, die bis zur Einstellung führen. Wer einen Beratungsprozess darin abbilden möchte, muss diese Abläufe häufig über eigene Statusfelder und Workflows nachbauen.

Am Ende des Suchprozesses steht zudem ein Dokument, das in einer klassischen Inhouse-Recruiting-Software eher keine Rolle spielt: das Kandidatenexposé. Darin geht es nicht nur um den Lebenslauf, sondern um Werdegang, Verantwortungsumfang, Wechselmotivation, Gehaltserwartung und vor allem um Eure eigene Einschätzung zur Passung. Ein einfach weitergereichter Lebenslauf ersetzt dieses Dokument nicht. In der ersten Phase wird das Exposé außerdem häufig anonymisiert, bis der Mandant signalisiert, dass er den Kandidaten kennenlernen möchte.

Einige Anbieter bringen dafür zumindest technische Bausteine mit. aiFind nennt gebrandete Lebenslaufvorlagen, Recruit CRM einen Agenten für die Formatierung von Lebensläufen. Akoni ermöglicht den Profilversand über E-Mail-Vorlagen und eine Präsentation per Link. Was dabei jeweils über eine reine CV-Aufbereitung hinausgeht, ist auf den Produktseiten allerdings nicht eindeutig beschrieben. Vor allem die Frage, ob Eure persönliche Einschätzung integriert werden kann und ob einzelne Felder gezielt anonymisiert werden können, gehört deshalb in die Demo. Zwischen einer hübsch formatierten Lebenslaufvorlage und einem echten Beratungs-Exposé liegt im Arbeitsalltag ein erheblicher Unterschied.

Die Honorarrechnung an den Mandanten

Eine Personalabteilung verwaltet ein Budget. Eine Personalberatung stellt ihrem Mandanten eine Rechnung. Und genau diese Rechnung folgt bei vielen Beratungen einer anderen Logik als eine klassische Dienstleistungsrechnung.

Bei Retainer-Mandaten wird das Honorar häufig als Prozentsatz des Zieljahresgehalts vereinbart und anschließend auf mehrere Raten verteilt. Jede Rate hat ihren eigenen Auslöser. Dazu können Auslagen kommen oder eine Nachberechnung, wenn das tatsächlich vereinbarte Gehalt am Ende vom ursprünglich angesetzten Betrag abweicht.

Wenn die Abrechnung direkt mit dem Mandat verbunden ist, liegen Aufwand und Honorar im selben System. Akoni kann Rechnungen direkt aus einem Projekt heraus erzeugen. Starhunter nennt sowohl Stundenabrechnung als auch erfolgsbasierte Rechnungen, während Meffert Rechnungserstellung und Aufwandserfassung miteinander verbindet.

Eine wichtige Frage bleibt bei allen drei Systemen offen: Lässt sich ein Retainer mit beispielsweise drei Raten und jeweils eigenen Auslösekriterien vollständig abbilden? Das wird auf den Produktseiten nicht beantwortet und sollte deshalb im Erstgespräch geklärt werden.

Dasselbe gilt für die Nachbesetzungsgarantie. Welche Platzierungen befinden sich noch in der Probezeit? Wann läuft die jeweilige Garantie aus? Und kann ich das im Mandats-Dashboard auf einen Blick erkennen? Solche Funktionen wirken im Verkaufsgespräch schnell nebensächlich. Sobald mehrere Mandate parallel laufen, werden sie allerdings ausgesprochen praktisch.

Der Talentpool als Kapital

Für ein Unternehmen ist eine Bewerberdatenbank ein wichtiges Arbeitsmittel. Für eine Personalberatung ist sie deutlich mehr: Sie ist ein Stück weit das Kapital der Firma.

Ein Kandidat, der heute nicht zu einem bestimmten Mandat passt, kann in zwei oder drei Jahren genau der Richtige für einen anderen Auftrag sein. Und vielleicht sitzt derselbe Kandidat irgendwann sogar selbst auf der Mandantenseite. Deshalb sollte ein Talentpool nicht nur dann gepflegt werden, wenn gerade ein konkretes Projekt läuft.

Das führt zu einer Anforderung, die bei der Softwareauswahl leicht übersehen wird: Die Kandidatendatenbank muss auch ohne laufendes Mandat sinnvoll nutzbar bleiben. HR4YOU nennt für seine Ausprägung für die Personalberatung den Aufbau eines Talentpools und das Matching gegen hinterlegte Projektanforderungen. Die Bewertung der Fähigkeiten nimmt der Berater nach dem Interview selbst vor. Recruiterflow beschreibt außerdem einen Agenten, der meldet, wenn jemand aus dem eigenen Netzwerk die Position gewechselt hat.

Die Anbieter im Einzelnen

Bei zwei Herstellern haben wir unseren Fragenkatalog direkt beantwortet bekommen: Akoni und Starhunter. Wo wir uns auf diese Antworten beziehen, handelt es sich um Herstellerangaben, die wir entsprechend wiedergeben. Bei den übrigen Systemen haben wir ausgewertet, was die Anbieter öffentlich zu ihren Produkten angeben.

Das führt an einigen Stellen bewusst zu Lücken. Zu Off-Limits, dem konkreten Inhalt von Exposés oder einer gestaffelten Honorarabrechnung schweigen viele Produktseiten. Wo wir keine belastbare öffentliche Information gefunden haben, schreiben wir das auch so – statt eine Funktion aus einer allgemeinen Produktbeschreibung herauszuinterpretieren.

aiFind

aiFind stammt von der Dr. Glinz COVIS GmbH aus Düsseldorf und richtet sich ausdrücklich an Personalberater und Recruiting-Agenturen. Für die Direktansprache stehen unter anderem eine Chrome-Erweiterung fürs Sourcing, eine E-Mail- und Kalenderintegration sowie eine Volltextsuche in Lebensläufen mit Skill-Matching zur Verfügung.

Kandidatenprofile können über gebrandete Lebenslaufvorlagen im eigenen Erscheinungsbild ausgegeben werden. Beim Datenschutz nennt der Hersteller Hosting in Deutschland und eine Zertifizierung nach ISO 27001. Auch beim Preis gibt es eine öffentliche Angabe: 99 Euro pro Nutzer und Monat. Hinzu kommen eine 14-tägige Testphase und eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Die erste Datenmigration ist Bestandteil des Enterprise-Tarifs.

Zu Off-Limits und einer gestaffelten Honorarabrechnung macht die Website keine Angabe.

Akoni

Akoni von der Akoni Recruiting Systems UG verbindet Kandidatenverwaltung, CRM, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einer Anwendung. Die einzelnen Pakete werden aus Modulen zusammengestellt. Gerade für kleinere Teams kann das interessant sein, weil nicht zwangsläufig ein großer Funktionsumfang bezahlt werden muss, der im Alltag gar nicht gebraucht wird. Nach Herstellerangabe liegen die Daten in deutschen Rechenzentren.

Zum Offline-Betrieb erklärt der Hersteller: „Offline kann solange gearbeitet werden, bis Daten im System geändert oder ergänzt werden. D.h. bis Daten an den Server gesandt bzw. angefordert werden.“ Für den Kontakt mit Mandanten gibt es den Profilversand über E-Mail-Vorlagen sowie eine Profilpräsentation per Link. Rechnungen können direkt aus dem jeweiligen Projekt heraus erstellt werden. Listen lassen sich mit einem Klick als Excel-Datei exportieren.

Abgerechnet wird jährlich je Benutzer. Die Preisseite nennt 30 Tage zum Testen. Auf unsere Frage nach einer Importfunktion und einem Wechselservice antwortete Akoni mit „k.A.“. Auch zum Thema Off-Limits findet sich keine Angabe.

HR4YOU

Die HR4YOU AG bietet eine modulare HR-Software, die sowohl Personaldienstleister als auch klassische Personalabteilungen adressiert. Für die Personalberatung gibt es eine eigene Ausprägung. Dazu gehören unter anderem ein CV-Parser, der Aufbau eines Talentpools und das Matching von Kandidaten mit hinterlegten Projektanforderungen. Die Bewertung der Fähigkeiten erfolgt nach dem Interview durch den Berater.

Bei den Schnittstellen nennt HR4YOU unter anderem Outlook und WhatsApp. Das Preismodell basiert auf einem monatlichen Mietpreis und ist modular aufgebaut. Konkrete Zahlen nennt der Hersteller erst im persönlichen Gespräch. Zu Off-Limits, Exposé-Erstellung und einer gestaffelten Honorarabrechnung findet sich auf der Website keine entsprechende Angabe.

hunter

hunter von der fecher GmbH ist seit mehr als 20 Jahren am Markt und richtet sich sowohl an Personalberater und Headhunter als auch an Recruiter in Unternehmen. Besonders interessant ist hunter beim Thema Off-Limits: Als einziges der zehn verglichenen Systeme weist der Hersteller diese Funktion öffentlich aus. Zusammen mit dem hunterREMINDER lassen sich dort nach Herstellerangabe unter anderem Wiedervorlagen, Off-Limits und anstehende Aufgaben verwalten.

Darüber hinaus bietet hunter eine Volltextsuche, Texterkennung für Bild- und PDF-Dokumente, den CV-EXTRACTOR für das Parsing sowie Organigramme zur Darstellung von Unternehmensstrukturen. Eine Microsoft-Office-Integration ist ebenfalls vorhanden.

Beim Preismodell geht fecher einen anderen Weg als Anbieter mit mehreren Funktionspaketen: Es wird eine Lizenz mit dem vollständigen Funktionsumfang angeboten. Der Preis ist öffentlich angegeben. Dazu kommt ein 30-tägiger Testzugang. Mit hunterNEXT ist außerdem eine überarbeitete Oberfläche angekündigt.

Invenias

Invenias von Bullhorn richtet sich an Boutique-Beratungen und wurde nach Herstellerangabe „für die tägliche Praxis in der Personalberatung entwickelt“. Ein wesentlicher Punkt ist die enge Verbindung mit Outlook. Bullhorn beschreibt eine wechselseitige Outlook-Integration, über die E-Mails, Termine und Interaktionen am passenden Datensatz protokolliert werden.

Gerade für Berater, die einen großen Teil ihres Tages im Postfach verbringen, kann das einen praktischen Unterschied machen. Statt ständig zwischen Outlook und dem CRM hin- und herzuwechseln, sollen relevante Aktivitäten direkt am jeweiligen Datensatz landen.

Ergänzt wird das Angebot durch ein Kundenportal im eigenen Corporate Design, Analytics und ein separates Datenschutz-Modul. Preise sowie konkrete Angaben zu Off-Limits sind öffentlich nicht genannt und werden im Gespräch geklärt.

Meffert Recruiting Suite

Die Meffert Recruiting Suite deckt Kandidatenverwaltung, Projektmanagement, CRM und Dokumentenverwaltung ab. Für Personalberatungen ist vor allem die Verbindung von Rechnungserstellung, Aufwandserfassung und Wiedervorlagen interessant. Dazu kommen ein Kundenportal, individuelle Berechtigungen sowie Funktionen für Telefonie und SMS.

Bei den Schnittstellen nennt der Anbieter Outlook, Word und Excel. Mit dem WebRecruiter gibt es außerdem eine browserbasierte Variante, die ohne lokale Installation auskommt. Die Suite kann entweder in der Cloud oder im eigenen Haus betrieben werden. Beim On-Premise-Betrieb bestimmt Ihr damit den Serverstandort selbst.

Nach Berichten von deutsche-startups.de und itnote.de gehört Meffert Software seit Januar 2024 zu EmmySoft. Die Recruiting Suite wird weiterhin unter der Marke Meffert geführt.

Recruit CRM

Recruit CRM positioniert sich als Kombination aus ATS und CRM für Personalberatungen. Executive Search wird dabei ausdrücklich als eigener Anwendungsfall neben Zeitarbeit und Festanstellung genannt.

Ein Schwerpunkt liegt auf KI-Agenten. Sie können Lebensläufe analysieren, für die Präsentation beim Mandanten formatieren und Kandidatenprofile aufbereiten. Die Preise sind öffentlich und reichen je nach Tarif von 79 bis 189 Euro pro Nutzer und Monat. Bestimmte Enterprise-Funktionen werden zusätzlich berechnet.

Eine kostenlose Testphase wird angeboten, eine konkrete Dauer nennt die Website allerdings nicht. Zum Thema Off-Limits macht der Hersteller keine Angabe.

Recruiterflow

Recruiterflow richtet sich ausdrücklich an Executive-Search-, Recruiting- und Staffing-Unternehmen. Auch hier spielen KI-Agenten eine größere Rolle. Der Hersteller beschreibt unter anderem Funktionen, mit denen Telefonate protokolliert, Kandidaten außerhalb der eigenen Datenbank gesucht und Veränderungen im beruflichen Netzwerk erkannt werden können.

Besonders interessant ist der sogenannte Job-Change-Alert. Er kann darauf hinweisen, wenn jemand aus dem eigenen Netzwerk die Position gewechselt hat. Für eine Personalberatung mit einem über Jahre gewachsenen Kandidatennetzwerk kann genau diese Information einen praktischen Mehrwert haben.

Die Funktion steckt allerdings im höheren Tarif, dessen Preis nur auf Anfrage genannt wird. Für den Grundtarif nennt der Hersteller öffentlich einen Einstiegspreis von 119 US-Dollar pro Monat. Die Bedienung erfolgt auf Englisch. Zu Off-Limits und Stufenhonorar findet sich keine Angabe.

Starhunter

Starhunter ist eine browserbasierte Anwendung für Personalberater und Headhunter. Zum Funktionsumfang gehören CRM, Kandidatenmanagement, Kalender, Reporting und Rechnungsstellung. Abgerechnet werden kann nach Stunden oder erfolgsbasiert.

Ein CV-Parser übernimmt die Auswertung von Lebensläufen. Daten aus LinkedIn und Xing lassen sich importieren. Die Kandidatendatenbank verfügt über eine Rechtestruktur, sodass Zugriffe entsprechend organisiert werden können. Für den Umstieg von einer anderen Software nennt der Hersteller Importfunktionen sowie eine kostenlose Testversion, ohne deren Dauer näher zu beziffern.

Interessant ist auch die Antwort des Herstellers auf die Frage nach einer möglichen Schwachstelle: „Eine potenzielle Schwachstelle könnte die Komplexität bei der initialen Einrichtung und den ersten Anpassungen der Software sein. Einige Nutzer könnten Schwierigkeiten haben, sich an die umfangreiche Funktionalität zu gewöhnen, wenn sie von einfacheren Systemen umsteigen.“

Beim Offline-Betrieb ist die Aussage eindeutig. Starhunter bietet nach Herstellerangabe „keinen klassischen Offline-Modus“ und benötigt eine kontinuierliche Internetverbindung. Zum Thema Off-Limits liegt uns keine Angabe vor.

Vincere

Vincere gehört zur britischen Access Group und verbindet CRM, ATS, Automatisierung und Analytics für Recruiting-Agenturen. Für Executive Search und die Vermittlung in Festanstellung gibt es jeweils eigene Produktseiten.

Wer Vincere ausprobieren möchte, sollte allerdings wissen, dass der Hersteller aktuell keine kostenlose Testversion anbietet. Stattdessen wird eine Demo durchgeführt. Die Oberfläche ist englischsprachig. Zu Off-Limits und zur Erstellung von Kandidatenexposés macht die Website keine konkrete Angabe.

Systeme für angrenzende Aufgaben

Bei der Suche nach Software für Personalberater tauchen einige Systeme immer wieder auf, obwohl ihre Hersteller sie in erster Linie für andere Aufgaben entwickelt haben. Das macht sie nicht automatisch ungeeignet. Entscheidend ist vielmehr, wofür Ihr die Software einsetzen wollt.

Interessant können unter anderem folgende Lösungen sein:

• Heyrecruit von der Artrevolver GmbH ist eine Performance-Recruiting-Software. Der Fokus liegt darauf, den Bewerbungszufluss planbarer zu machen. Der Hersteller nennt dafür unter anderem einen Durchschnittspreis je eingehender Bewerbung. Die Pakete starten bei 135 Euro pro Monat und richten sich nach aktiven Stellenanzeigen und Benutzerzugängen. Der Account ist mandantenfähig. Interessant ist Heyrecruit vor allem dann, wenn Ihr neben der klassischen Suche auch Stellenausschreibungen für Mandanten betreut.
• Mysolution basiert auf Salesforce und richtet sich vor allem an Zeitarbeit und Personalvermittlung. Neben ATS und CRM gibt es eine Variante, die bis hin zu Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Lohnabrechnung reicht. Preise nennt der Anbieter auf Anfrage. Für Häuser, die zusätzlich Arbeitnehmerüberlassung anbieten, kann das deshalb deutlich passender sein als ein reines Search-CRM.
• Zoho Recruit richtet sich an Personalvermittlungsagenturen und ist Teil der Zoho-Produktfamilie. Neben einer kostenlosen Einstiegsvariante mit eingeschränktem Funktionsumfang gibt es Tarife ab 25 Euro je Nutzer und Monat. Das Kundenportal ist als zusätzliches Add-on erhältlich. Besonders naheliegend ist Zoho Recruit für Beratungen, die ohnehin bereits andere Zoho-Anwendungen einsetzen.

Worauf Ihr bei der Auswahl achten solltet

Das Geschäftsmodell entscheidet vor der Funktionsliste

Bevor Ihr einzelne Funktionen miteinander vergleicht, solltet Ihr klären, wie Eure Beratung eigentlich arbeitet. Liegt der Schwerpunkt auf Retainer-Mandaten, sind Mandatsverwaltung und gestaffelte Honorare wichtig. Arbeitet Ihr überwiegend erfolgsbasiert, kommt es stärker auf einen schnellen und übersichtlichen Vermittlungsprozess an. Und wenn zusätzlich Arbeitnehmerüberlassung zum Geschäft gehört, werden Zeiterfassung und Lohnthemen relevant.

Ein System, das für ein völlig anderes Geschäftsmodell entwickelt wurde, lässt sich zwar oft mit Modulen und Workarounds erweitern. Irgendwann wird daraus aber eine ziemlich teure Konstruktion. Deshalb sollte das Geschäftsmodell bei der Auswahl wichtiger sein als eine möglichst lange Funktionsliste.

Bedienbarkeit und mobiler Zugriff

Ihr arbeitet jeden Tag mit dieser Oberfläche – zwischen Telefonaten, Gesprächen, Terminen und der nächsten Kandidatenansprache. Deshalb ist eine scheinbar kleine Frage oft wichtiger als ein ganzer Block zusätzlicher Funktionen: Wie viele Klicks braucht eine Gesprächsnotiz? Und landet eine E-Mail automatisch am richtigen Kandidaten und am richtigen Mandat?

Gerade solche Details entscheiden darüber, ob ein Team eine Software wirklich konsequent nutzt oder irgendwann wieder eigene Excel-Listen und Notizen daneben führt.

Auch den mobilen Zugriff solltet Ihr testen. Alle geprüften Systeme laufen im Browser. Eine eigene App nennen Akoni und Starhunter ausdrücklich nicht. Ob sich unterwegs trotzdem schnell eine Notiz erfassen oder ein Kandidatenprofil aufrufen lässt, zeigt sich am besten im praktischen Test. Einen ersten Eindruck von den Oberflächen gibt unser Design-Vergleich für Headhunter-Software.

Sprache und Support

Zwei der zehn verglichenen Systeme werden auf Englisch bedient. Im normalen Arbeitsalltag muss das kein großes Problem sein. Wenn etwas nicht funktioniert und Ihr schnell Hilfe braucht, kann die Sprache allerdings plötzlich eine andere Bedeutung bekommen.

Fragt deshalb vor dem Vertragsabschluss konkret nach dem Support: Ist er deutschsprachig? Zu welchen Zeiten ist jemand erreichbar? Und wie läuft die Unterstützung bei technischen Problemen ab? Einen weiteren Blick auf die Alltagstauglichkeit geben die Erfahrungen von Personalberatern mit ihrer Software.

Datenschutz: der DSGVO-Hinweis trennt die Systeme nicht

Datenschutz ist bei einer Personalberatung kein Nebenthema. Ihr verarbeitet schließlich personenbezogene Daten von Menschen, die sich häufig nicht einmal selbst bei Euch beworben haben. Löschfristen, Einwilligungen und Informationspflichten müssen deshalb im Alltag funktionieren und dürfen nicht nur in der Datenschutzerklärung des Anbieters gut aussehen.

Die DSGVO gilt selbstverständlich für alle Anbieter. Entsprechend findet sich bei fast jedem System ein entsprechender Hinweis. Interessanter wird es bei den konkreten Fragen: Wo stehen die Server? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Werden Löschfristen automatisch überwacht? Und wie unterstützt Euch das System bei der Informationspflicht gegenüber Personen, die Ihr im Rahmen einer Direktansprache kontaktiert?

aiFind und Akoni nennen Deutschland als Serverstandort. Bei Meffert könnt Ihr den Standort im On-Premise-Betrieb selbst bestimmen. Bei den übrigen Systemen haben wir dazu keine entsprechende öffentliche Angabe gefunden. Diese Frage gehört deshalb auf die Frageliste für die Demo beziehungsweise das Verkaufsgespräch.

Wie kommt Ihr wieder heraus?

Über Jahre wächst eine Kandidatendatenbank zu einem der wichtigsten Vermögenswerte einer Beratung. Irgendwann stellt sich deshalb zwangsläufig die Frage: Was passiert mit diesen Daten, wenn Ihr den Anbieter wechseln wollt?

Klärt vor dem Vertragsabschluss, in welchem Format Ihr Eure Daten exportieren könnt und ob der Export auch nach einer Kündigung noch möglich ist. aiFind sichert Kunden zu, dass die Daten vor der Deaktivierung des Kontos exportiert werden können. Akoni ermöglicht den Export einzelner Listen als Excel-Datei.

Eine Excel-Datei allein ist allerdings noch keine vollständige Migration. Fragt deshalb ausdrücklich nach der E-Mail-Historie, Dokumentenanhängen und weiteren Informationen, die über Jahre am Kandidatendatensatz entstanden sind. Genau diese Daten sind bei einem späteren Wechsel oft wertvoller als die eigentlichen Stammdaten.

Testen oder vorführen lassen

Bei den Testmöglichkeiten gibt es deutliche Unterschiede. hunter und Akoni nennen jeweils 30 Tage. aiFind bietet 14 Tage Testphase und zusätzlich eine Geld-zurück-Garantie über 30 Tage. Starhunter und Recruit CRM stellen ebenfalls kostenlose Testversionen zur Verfügung, ohne auf der Website eine konkrete Dauer zu nennen. Vincere setzt dagegen auf eine persönliche Demo und bietet nach eigener Aussage derzeit keinen freien Testzugang an. Für die übrigen Systeme haben wir keine öffentliche Angabe zur Testphase gefunden.

Für eine Personalberatungssoftware ist ein echter Praxistest ohnehin aussagekräftiger als eine Hochglanz-Demo. Nehmt am besten ein bereits abgeschlossenes oder typisches Mandat und spielt den Ablauf einmal komplett durch: von der Zielfirmenliste über die Kandidatensuche und Ansprache bis hin zur Shortlist und Rechnung.

Dabei sollten auch die Rahmenbedingungen auf den Tisch kommen. Wie viele Nutzer müssen mindestens gebucht werden? Wie lange läuft der Vertrag? Welche Funktionen sind tatsächlich im genannten Preis enthalten? Denn ein Monatspreis in der Preisliste bedeutet noch lange nicht, dass Ihr monatlich kündigen könnt.

Was Software für Personalberater kostet

Von den zehn verglichenen Systemen veröffentlichen fünf ihre Preise. Bei den anderen fünf erfahrt Ihr die Konditionen erst im persönlichen Gespräch.

Die öffentlich genannten Einstiegspreise liegen zwischen 49 und 149 Euro je Nutzer und Monat. Akoni verlangt 588 Euro je Benutzer und Jahr, was 49 Euro im Monat entspricht; aktuell wird für Neukunden zusätzlich ein Einführungspreis genannt. Recruit CRM startet bei 79 Euro und reicht je nach Tarif bis 189 Euro. aiFind nennt 99 Euro, hunter 149 Euro für den vollständigen Funktionsumfang. Recruiterflow wird in US-Dollar abgerechnet und startet bei 119 US-Dollar.

Bei Invenias, Meffert, Starhunter, Vincere und HR4YOU gibt es die Preise nur auf Anfrage. (Alle Angaben netto, nach Herstellerangaben, Stand: September 2026.)

Der Listenpreis ist für die tatsächlichen Kosten allerdings nur die halbe Wahrheit. Interessanter ist die Frage, wie sich die Kosten entwickeln, wenn Ihr die Software wirklich einsetzt. Einige Posten werden bei der ersten Preisabfrage leicht übersehen:

• Preis je Nutzer: Bei den Systemen mit öffentlichem Preis wird in der Regel pro Nutzer abgerechnet. Wenn eine Beratung von drei auf neun Berater wächst, steigen die Softwarekosten entsprechend deutlich – auch wenn sich an der eigentlichen Software nichts ändert.
• Module und Add-ons: Modulare Systeme wie HR4YOU oder Akoni können beim Einstieg attraktiv sein, weil Ihr nur den benötigten Funktionsumfang bucht. Entscheidend ist aber, welche Funktionen tatsächlich im Grundpaket stecken und welche später zusätzlich bezahlt werden müssen.
• Einführung und Migration: Datenübernahme, Einrichtung und Schulung fehlen in vielen Preisübersichten. Bei aiFind gehört die erste Datenmigration zum Enterprise-Tarif. Lasst Euch deshalb die Kosten für die Einführung konkret nennen, bevor Ihr verschiedene Angebote miteinander vergleicht.

Am sinnvollsten ist eine Gesamtkalkulation über drei Jahre. Rechnet dabei mit Eurer geplanten Beraterzahl und nehmt nur die Module hinein, die Ihr tatsächlich benötigt. Ein System mit einem höheren Grundpreis kann am Ende günstiger sein, wenn bereits alles enthalten ist. Ein vermeintlich günstiger Einstieg wird schnell teuer, wenn für jede zweite Funktion ein zusätzliches Modul dazukommt.

Häufige Fragen

Reicht ein normales Bewerbermanagementsystem für eine Personalberatung?

In den meisten Fällen nicht. Bewerbermanagementsysteme sind grundsätzlich für Unternehmen konzipiert, die eigene Stellen besetzen. In einer Personalberatung fehlen dort typischerweise Funktionen für die Trennung mehrerer Mandanten, die Off-Limits-Verwaltung, die Direktansprache und die Honorarabrechnung gegenüber dem Mandanten.

Für Beratungen, die zusätzlich klassische Stellenausschreibungen für Kunden betreuen, kann ein ATS trotzdem sinnvoll sein – entweder als Ergänzung oder wenn dieser Bereich einen entsprechend großen Anteil des Geschäfts ausmacht.

Worauf sollten Einzelberater bei der Software achten?

Bei einem Einzelberater oder sehr kleinen Team sind andere Dinge wichtig als bei einer großen Beratung. Achtet zunächst auf den Preis je Nutzer, eine mögliche Mindestnutzerzahl und den Aufwand für die Einrichtung. Rechte- und Freigabekonzepte, die für ein 30-köpfiges Team sinnvoll sind, bringen einem Einzelberater wenig, wenn sie die Software gleichzeitig komplizierter machen.

Akoni lässt sich modular zusammenstellen. Invenias richtet sich nach Herstellerangabe auch an Boutique-Beratungen, nennt seine Preise allerdings nur auf Anfrage. Starhunter weist selbst darauf hin, dass die Einrichtung und ersten Anpassungen beim Wechsel von einem einfacheren System aufwendig sein können.

Wie aufwendig ist der Wechsel der Software?

Das hängt vor allem davon ab, wie sauber Eure bisherigen Daten gepflegt sind und was Ihr aus dem alten System tatsächlich herausbekommt. Starhunter nennt Importfunktionen aus anderen Systemen ausdrücklich. Bei aiFind gehört die erste Datenmigration zum Enterprise-Tarif. Akoni hat unsere Frage nach einer entsprechenden Import- beziehungsweise Migrationslösung mit „k.A.“ beantwortet.

Vor einem Wechsel solltet Ihr deshalb nicht nur nach dem Import der Kandidatenstammdaten fragen. Klärt ebenso, ob E-Mail-Historien, Dokumentenanhänge und andere Aktivitäten übernommen werden können. Gerade diese Informationen machen eine über Jahre gewachsene Datenbank wertvoll und lassen sich später nur schwer ersetzen.

Fazit

Die beste Software für Personalberater ist nicht automatisch die mit den meisten Funktionen, sondern die, die zu Eurem Geschäftsmodell passt. Wer ausschließlich im Executive Search arbeitet, braucht beispielsweise keine umfangreichen Funktionen für Zeitarbeit und Lohnabrechnung. Ein Unternehmen, das zusätzlich Arbeitnehmerüberlassung anbietet, wird mit einem reinen Search-CRM dagegen irgendwann an Grenzen stoßen.

Die entscheidenden Unterschiede stehen außerdem erstaunlich selten auf den Produktseiten. Ob Off-Limits wirklich auf Unternehmensebene funktioniert, wie ein Exposé aufgebaut werden kann, ob ein Retainer mit mehreren Auslösern abgerechnet wird oder wie vollständig ein Datenexport ist, zeigt sich häufig erst im persönlichen Gespräch.

Deshalb lohnt es sich, die Demo nicht einfach über sich ergehen zu lassen. Nehmt ein echtes oder typisches Mandat und lasst Euch den kompletten Ablauf zeigen – von der Zielfirmenliste über die Ansprache und Shortlist bis hin zur Rechnung. Dann merkt Ihr ziemlich schnell, ob die Software Eure Arbeitsweise tatsächlich unterstützt oder ob Ihr Euch die Prozesse nur irgendwie zurechtbiegen müsst.

Wenn Ihr zunächst einmal herausfinden möchtet, welche Systeme überhaupt zu Eurem Bedarf passen, hilft der Schnell-Check beim Einstieg. Und wer denselben Markt aus dem Blickwinkel der Direktansprache betrachten möchte, findet auf unserer Startseite die Software für Headhunter im Überblick.