Akoni als Software für eure Personalberatung? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Akoni

Wir haben die Akoni Recruiting Systems UG (haftungsbeschränkt) über ihre Headhunter Software Akoni ausgefragt.

Die Antworten von der Akoni Recruiting Systems UG (haftungsbeschränkt) sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Headhunter Software in 3 Sätzen.

Akoni ist ein modernes ALL‑in‑ONE SaaS‑CRM‑System und zählt zu den crm best softwares für kleine und mittelständische Headhunter. Es kombiniert Kandidatenverwaltung, CRM, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einer cloudbasierten crm web app. Besonders hervorgehoben werden Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und einem exzellenten Preis‑Leistungs‑Verhältnis.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • Alle Funktionen in einer Plattform: CRM, Projekt‑ und Kandidatenmanagement,
      Bewerbermanagement & Rechnungsstellung
    • Schnell und skalierbar, auch bei großen Datenmengen
    • Automatisierung & intelligente Suche (Matching‑Tools, Workflows)
    • Integriertes E‑Mail‑Management mit DSGVO‑konformem Postoffice
    • WordPress‑Integration für ein eigenes Jobboard

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es handelt sich um eine vollständig webbasierte SaaS‑Lösung. Eine Installation ist nicht
erforderlich ‑ ein Browser genügt.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, Akoni ist mobil über den Browser auf allen Endgeräten nutzbar. Damit ist es ein crm mobil, das auch als app crm und sogar als app crm free getestet werden kann.

Ja, Akoni ist mobil über den Browser auf allen Endgeräten nutzbar. Eine separate App ist nicht erforderlich.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, das System unterstützt paralleles Arbeiten beliebig vieler Nutzer. Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Es wird lediglich ein aktueller Webbrowser benötigt. Das System ist plattformunabhängig (Windows, macOS, Linux, Mobilgeräte).

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Offline kann solange gearbeitet werden, bis Daten im System geändert oder ergänzt werden. D.h. bis Daten an den Server gesandt bzw. angefordert werden.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen regelmäßig und automatisch im Rahmen des SaaS‑Betriebs. Die Nutzer müssen selbst nichts unternehmen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Für die Datenbank wird einmal in der Nacht ein automatisches Backup erstellt. So, dass die Daten zur Sicherheit redundant sind. Es können aber von jeder Liste (ob Kandidaten, Unternehmen oder Projekte) von Nutzer selbst mit einem Klick Backups in Excel-Tabellen erstellt werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Akoni ist DSGVO‑konform. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und in deutschen Rechenzentren gehostet.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Das Akoni System hat eine Zusammenarbeit mit Iventa dem Stellenanzeigen Portal auf über 2500 Online Stellenanzeigenanbietern.
Das Akoni System hat ein Plugin für Wordpress um einfach Stellenanzeigen auf dem kundenseitigen Recruiting-Portal übersichtlich aufzulisten. Interessierte Kandidaten können sich dann von dort direkt ins Akoni System bewerben. Die Bewerbung wird dann dem Recruiter bekannt gemacht.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Alltag von Headhuntern und Personalberatungen

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kandidatensuche und -verwaltung?
    • Welche Such- und Filterfunktionen stehen zur Verfügung?
    • Gibt es einen CV-Parser?
    • Können Daten aus externen Quellen (z.  LinkedIn, Xing, Jobbörsen) importiert werden?
    • Unterstützt Ihre Software bei der Kandidatensuche in internationalen Märkten (z.B. weitere rechtl. Rahmenbedingungen (GDPR, CCPA, etc.), verschiedene Sprachen)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kandidatensuche/-verwaltung?

Akoni bietet eine zentrale Kandidatendatenbank mit CV‑Parser, Matching‑Tools, Filtern und Tagging. Externe Datenquellen wie Jobbörsen können angebunden werden. Die Verwaltung ist auf Geschwindigkeit und DSGVO‑Konformität ausgerichtet.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kunden- und Projektmanagement (CRM)?
    • Wie können Kundenbeziehungen dokumentiert und gepflegt werden?
    • Welche Funktionen gibt es zur Verwaltung von Aufträgen und Mandaten?
    • Ist eine Projektzuordnung und Statusverfolgung von Kandidaten möglich?
    • Weitere Funktionen im Bereich CRM & Projektmanagement?

Das integrierte CRM ermöglicht die Verwaltung von Kundenprofilen, Historien und Projekten – eine leistungsstarke Kundenverwaltung Software. Kandidaten lassen sich Projekten zuordnen und ihr Status im Prozess nachverfolgen. Eine Projektübersicht zeigt Fortschritte und finanzielle Bilanzen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Kunden, Kandidaten und Teammitgliedern?

• • Gibt es integrierte Kommunikationsfunktionen (z.  E-Mail-Versand, Vorlagen)
  • Wie können Notizen, Anrufe oder Mails dokumentiert werden?
  • Wird Teamarbeit über Kommentare oder Zuweisungen unterstützt?
  • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kommunikation anmerken?

Es gibt integrierte Anruf & E‑Mail‑Funktionen inkl. Vorlagen, Serienmails und DSGVO‑
konformem Versand. Notizen und Anrufe werden dokumentiert. Teamarbeit wird durch
Aufgaben‑ und Kommentarfunktionen unterstützt.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Termin- und Aufgabenverwaltung?
    • Welche Möglichkeiten zur Kalenderorganisation bietet die Software (z.B. automatisierte Termine, Erinnerungsfunktion)?
    • Aufgabenzuweisung an Teammitglieder?
    • Weitere Funktionen im Bereich Termin- und Aufgabenverwaltung?

Ein integriertes Aufgabenmanagement mit Zuweisungen, Prioritäten und Fälligkeiten steht
bereit. Ein Kalender mit Erinnerungsfunktionen ergänzt die Organisation.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Analyse und Auswertung Ihrer Recruiting-Prozesse?
    • Gibt es ein integriertes Reporting?
    • Welche KPIs lassen sich auswerten (Time-to-Hire, Interviewquoten etc.)?
    • Können individuelle Berichte erstellt werden?
    • Weitere Auswertungs- oder Controlling-Funktionen?

Akoni bietet integrierte Reports, KPIs wie Time‑to‑Hire und Interviewquoten sowie
individuelle Auswertungen. Intelligente Insights erleichtern die Entscheidungsfindung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung?
    • Können Rechnungen automatisiert erstellt werden?
    • Sind verschiedene Rechnungsarten möglich (z.  nach Stunden, Erfolgsbasis)?
    • Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung anmerken?

Rechnungen können direkt aus Projekten erstellt werden, verschiedene Abrechnungsarten
sind möglich. So ist die gesamte Projekt‑ und Finanzkette in einem System abgebildet.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren spezifischen Funktionen für Headhunter & Personalberatungen?
    • Anbindung an Social Media & Jobportale?
    • Kandidaten-Datenbank mit Rechtestruktur?
    • KI oder Automatisierung zur Effizienzsteigerung?
    • Branchenübergreifende oder branchenspezifische Module?
    • Sonstige Funktionen speziell für Headhunter & Personalberatungen?

k.A.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (z.  interne Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Lohnbuchhaltung…) oder Schnittstellen hierfür?
    • Controlling, Statistiken & Geschäftsanalysen?
    • Buchhaltungs-Funktionen oder Schnittstellen zu Buchhaltungs-Tools zum Steuerberater?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

k.A.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Preisgestaltung ist transparent und fair, abgestuft nach Nutzeranzahl und Modulen. Es gibt flexible Pakete ohne lange Mindestvertragslaufzeiten. Eine kostenlose Testversion (14–30 Tage) steht als crm free zur Verfügung. Damit ist Akoni ein einfaches crm system, das besonders für den schnellen Einstieg geeignet ist.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support erfolgt telefonisch, per E‑Mail und Remote. Zudem gibt es eine Wissensdatenbank mit Anleitungen und FAQs. Akoni positioniert sich hier als crm sw, das mit professionellem Support überzeugt.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

k.A.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?

• Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
• Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Die Weiterentwicklung erfolgt kontinuierlich auf Basis von Kundenfeedback. Das Team um Michael Schrading (seit 2018 in der Recruiting‑Software aktiv) bringt laufend neue Funktionen ein.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden loben besonders Zuverlässigkeit, intuitive Bedienung, hohe Geschwindigkeit und persönliche Betreuung. Das Preis‑Leistungs‑Verhältnis wird regelmäßig hervorgehoben.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen,  unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Akoni ist die führende CRM‑Recruiting‑Software für kleine/mittelständische Recruiter & für große Personalberatungen, insbesondere in der Direktvermittlung. Es gilt als it crm system für die Recruiting‑Branche und integriert sich reibungslos als crm tool. Die Lösung wird von einer wachsenden Zahl an Kunden genutzt.

27. Schlussplädoyer: Für welche Headhunter/Personalberatungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Ideal für kleine und mittelständische Headhunter und Personalberatungen, die Wert auf Effizienz, Übersicht und Kostenkontrolle legen. Für Großkonzerne mit Bedarf an komplexen HR‑Suiten ist Akoni weniger geeignet.